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Daten­schutz­hin­weise Online-Meetings

Daten­schutz­hin­weise für die Durch­füh­rung von Online-Mee­tings, Tele­fon­kon­fe­ren­zen und Webinaren

 

Zweck der Verarbeitung

Wir bie­ten Online-Mee­tings, Tele­fon­kon­fe­ren­zen oder Webi­nare mit unter­schied­li­chen The­men­schwer­punk­ten an. Für des­sen Durch­füh­rung grei­fen wir auf fol­gende Pro­dukte zurück:

GoTo­We­bi­nar und GoTo­Mee­ting des Unter­neh­mens Log­MeIn Ire­land Limi­ted, Bloo­d­stone Buil­ding Block C, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dub­lin 2, Ire­land. Für die Anmel­dung stellt uns Log­MeIn Ire­land Ltd. einen Regis­trie­rungs-Link zur Verfügung.

MS Teams der Betrei­ber­ge­sell­schaft von MS Teams ist die Micro­soft Cor­po­ra­tion, 1 Micro­soft Way, Red­mont, WA 98052, USA

Im Rah­men des Anmel­de­pro­zes­ses wer­den u. a. fol­gende Daten verarbeitet:

  • Vor­name, Name
  • Unter­neh­men
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse

Wir benö­ti­gen Ihre Daten regel­mä­ßig für die Erstel­lung einer Rech­nung sowie Ihre E-Mail-Adresse für die Über­mitt­lung der Anmeldebestätigung.

Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO bie­tet unsere Rechts­grund­lage für die Daten­ver­ar­bei­tung. Unser Inter­esse besteht in die­sen Fäl­len an der effek­ti­ven Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“.

Soll­ten die Mee­tings im Rah­men von Ver­trags­be­zie­hun­gen statt­fin­den, ist die Rechts­grund­lage für die Daten­ver­ar­bei­tung bei der Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Ihre Daten wer­den gelöscht, wenn sie für die Zwe­cke, für die sie erho­ben wur­den, nicht mehr benö­tigt werden.

 

Ver­ant­wort­li­cher

Ver­ant­wort­li­cher für Daten­ver­ar­bei­tung, die im unmit­tel­ba­ren Zusam­men­hang mit der Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ steht, ist die GWS im MK mbH.

Wel­che Daten wer­den verarbeitet?

Bei der Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ wer­den ver­schie­dene Daten­ar­ten ver­ar­bei­tet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, wel­che Anga­ben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teil­nahme an einem „Online-Mee­ting“ machen.

Fol­gende per­so­nen­be­zo­gene Daten sind Gegen­stand der Verarbeitung:

Anga­ben zum Benut­zer: Vor­name, Nach­name, Tele­fon (optio­nal), E-Mail-Adresse, Pass­wort (wenn „Sin­gle-Sign-On“ nicht ver­wen­det wird), Pro­fil­bild (optio­nal), Abtei­lung (optio­nal)

Mee­ting-Meta­da­ten: Thema, Beschrei­bung (optio­nal), Teil­neh­mer-IP-Adres­sen, Geräte-/Hard­ware-Infor­ma­tio­nen

Bei Auf­zeich­nun­gen (optio­nal): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Prä­sen­ta­ti­ons­auf­nah­men, M4A-Datei aller Audio­auf­nah­men, Text­da­tei des Online-Meeting-Chats.

Bei Ein­wahl mit dem Tele­fon: Angabe zur ein­ge­hen­den und aus­ge­hen­den Ruf­num­mer, Län­der­name, Start- und End­zeit. Ggf. kön­nen wei­tere Ver­bin­dungs­da­ten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespei­chert werden.

Text-, Audio- und Video­da­ten: Sie haben ggf. die Mög­lich­keit, in einem „Online-Mee­ting“ die Chat-, Fra­gen- oder Umfra­gen­funk­tio­nen zu nut­zen. Inso­weit wer­den die von Ihnen gemach­ten Text­ein­ga­ben ver­ar­bei­tet, um diese im „Online-Mee­ting“ anzu­zei­gen und ggf. zu pro­to­kol­lie­ren. Um die Anzeige von Video und die Wie­der­gabe von Audio zu ermög­li­chen, wer­den ent­spre­chend wäh­rend der Dauer des Mee­tings die Daten vom Mikro­fon Ihres End­ge­räts sowie von einer etwai­gen Video­ka­mera des End­ge­räts ver­ar­bei­tet. Sie kön­nen die Kamera oder das Mikro­fon jeder­zeit selbst über die genutzte Appli­ka­tio­nen abschal­ten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Mee­ting“ teil­zu­neh­men bzw. den „Mee­ting-Raum“ zu betre­ten, müs­sen Sie zumin­dest Anga­ben zu Ihrem Namen machen.

Emp­fän­ger / Wei­ter­gabe von Daten

Per­so­nen­be­zo­gene Daten, die im Zusam­men­hang mit der Teil­nahme an „Online-Mee­tings“ ver­ar­bei­tet wer­den, wer­den grund­sätz­lich nicht an Dritte wei­ter­ge­ge­ben, sofern sie nicht gerade zur Wei­ter­gabe bestimmt sind. Beach­ten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Mee­tings“ wie auch bei per­sön­li­chen Bespre­chungs­tref­fen häu­fig gerade dazu die­nen, um Infor­ma­tio­nen mit Kun­den, Inter­es­sen­ten oder Drit­ten zu kom­mu­ni­zie­ren und damit zur Wei­ter­gabe bestimmt sind.

Daten­ver­ar­bei­tung außer­halb der Euro­päi­schen Union

„GoTo­Mee­ting“ ist ein Ser­vice der Log­MeIn Ire­land Limi­ted (Bloo­d­stone Buil­ding Block C 70 Sir John Rogerson’s Quay Dub­lin 2, Ire­land), einem Toch­ter­un­ter­neh­men der Log­MeIn Inc. (Log-MeIn, 320 Sum­mer Street, Bos­ton, MA 02210, USA). Eine Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten fin­det damit auch in einem Dritt­land statt. Wir haben mit dem Anbie­ter von „GoTo­Mee­ting“ einen Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trag geschlos­sen, der den Anfor­de­run­gen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein ange­mes­se­nes Daten­schutz­ni­veau ist zum einen durch die „Pri­vacy Shield“-Zertifizierung der Log­MeIn, Inc., zum ande­ren aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Stan­dard­ver­trags­klau­seln garan­tiert. Wei­tere Infor­ma­tio­nen fin­den Sie unter https://www.logmeininc.com/legal/privacy-shield.

Die gel­ten­den Daten­schutz­be­stim­mun­gen von Micro­soft sind unter https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/privacy/we-set-and-adhere-to-stringent-standards abrufbar.

 

 

ZOOM

Zweck der Verarbeitung

Wir nut­zen außer­dem das Tool „Zoom“, um Tele­fon­kon­fe­ren­zen, Online-Mee­tings, Video­kon­fe­ren­zen und/oder Webi­nare durch­zu­füh­ren (nach­fol­gend: „Online-Mee­tings“). „Zoom“ ist ein Ser­vice der Zoom Video Com­mu­ni­ca­ti­ons, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Hin­weis: Soweit Sie die Inter­net­seite von „Zoom“ auf­ru­fen, ist der Anbie­ter von „Zoom“ für die Daten­ver­ar­bei­tung ver­ant­wort­lich. Ein Auf­ruf der Inter­net­seite ist für die Nut­zung von „Zoom“ jedoch nur erfor­der­lich, um sich die Soft­ware für die Nut­zung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie kön­nen „Zoom“ nut­zen, wenn Sie die jewei­lige Mee­ting-ID und ggf. wei­tere Zugangs­da­ten zum Mee­ting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nut­zen wol­len oder kön­nen, dann sind die Basis­funk­tio­nen auch über eine Brow­ser-Ver­sion nutz­bar, die Sie eben­falls auf der Web­site von „Zoom“ finden.

  • Wel­che Daten wer­den verarbeitet?

Bei der Nut­zung von „Zoom“ wer­den ver­schie­dene Daten­ar­ten ver­ar­bei­tet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, wel­che Daten Sie vor bzw. bei der Teil­nahme an einem „Online-Mee­ting“ machen.

Fol­gende per­so­nen­be­zo­gene Daten sind Gegen­stand der Verarbeitung:

Anga­ben zum Benut­zer: Vor­name, Nach­name, Tele­fon (optio­nal), E-Mail-Adresse, Pro­fil­bild (optio­nal), Abtei­lung (optio­nal)
Mee­ting-Meta­da­ten: Thema, Beschrei­bung (optio­nal), Teil­neh­mer-IP-Adres­sen, Geräte-/Hard­ware-Infor­ma­tio­nen

Bei Auf­zeich­nun­gen (optio­nal): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Prä­sen­ta­ti­ons­auf­nah­men, M4A-Datei aller Audio­auf­nah­men, Text­da­tei des Online-Meeting-Chats.

Bei Ein­wahl mit dem Tele­fon: Angabe zur ein­ge­hen­den und aus­ge­hen­den Ruf­num­mer, Län­der­name, Start- und End­zeit. Ggf. kön­nen wei­tere Ver­bin­dungs­da­ten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespei­chert werden.

Text-, Audio- und Video­da­ten: Sie haben ggf. die Mög­lich­keit, in einem „Online-Mee­ting“ die Chat-, Fra­gen- oder Umfra­gen­funk­tio­nen zu nut­zen. Inso­weit wer­den die von Ihnen gemach­ten Text­ein­ga­ben ver­ar­bei­tet, um diese im „Online-Mee­ting“ anzu­zei­gen und ggf. zu pro­to­kol­lie­ren. Um die Anzeige von Video und die Wie­der­gabe von Audio zu ermög­li­chen, wer­den ent­spre­chend wäh­rend der Dauer des Mee­tings die Daten vom Mikro­fon Ihres End­ge­räts sowie von einer etwai­gen Video­ka­mera des End­ge­räts ver­ar­bei­tet. Sie kön­nen die Kamera oder das Mikro­fon jeder­zeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschal­ten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Mee­ting“ teil­zu­neh­men bzw. den „Mee­ting-Raum“ zu betre­ten, müs­sen Sie zumin­dest Anga­ben zu Ihrem Namen machen.

  • Umfang der Verarbeitung

Wir ver­wen­den „Zoom“, um „Online-Mee­tings“ durch­zu­füh­ren. Wenn wir „Online-Mee­tings“ auf­zeich­nen wol­len, wer­den wir Ihnen das im Vor­wege trans­pa­rent mit­tei­len und – soweit erfor­der­lich – um eine Zustim­mung bit­ten. Die Tat­sa­che der Auf­zeich­nung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwe­cke der Pro­to­kol­lie­rung von Ergeb­nis­sen eines Online-Mee­tings erfor­der­lich ist, wer­den wir die Cha­tin­halte pro­to­kol­lie­ren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webi­na­ren kön­nen wir für Zwe­cke der Auf­zeich­nung und Nach­be­rei­tung von Webi­na­ren auch die gestell­ten Fra­gen von Webi­nar-Teil­neh­men­den verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benut­zer regis­triert sind, dann kön­nen Berichte über „Online-Mee­tings“ (Mee­ting-Meta­da­ten, Daten zur Tele­fon­ein­wahl, Fra­gen und Ant­wor­ten in Webi­na­ren, Umfra­ge­funk­tion in Webi­na­ren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespei­chert werden.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Mög­lich­keit einer soft­ware­sei­ti­gen „Auf­merk­sam­keits­über­wa­chung“ („Auf­merk­sam­keits­tracking“) ist deaktiviert.

Eine auto­ma­ti­sierte Ent­schei­dungs­fin­dung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

  • Emp­fän­ger / Wei­ter­gabe von Daten

Per­so­nen­be­zo­gene Daten, die im Zusam­men­hang mit der Teil­nahme an „Online-Mee­tings“ ver­ar­bei­tet wer­den, wer­den grund­sätz­lich nicht an Dritte wei­ter­ge­ge­ben, sofern sie nicht gerade zur Wei­ter­gabe bestimmt sind. Beach­ten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Mee­tings“ wie auch bei per­sön­li­chen Bespre­chungs­tref­fen häu­fig gerade dazu die­nen, um Infor­ma­tio­nen mit Kun­den, Inter­es­sen­ten oder Drit­ten zu kom­mu­ni­zie­ren und damit zur Wei­ter­gabe bestimmt sind.
Wei­tere Emp­fän­ger: Der Anbie­ter von „Zoom“ erhält not­wen­di­ger­weise Kennt­nis von den o.g. Daten, soweit dies im Rah­men unse­res Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­tra­ges mit „Zoom“ vor­ge­se­hen ist.

Daten­ver­ar­bei­tung außer­halb der Euro­päi­schen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbie­ter aus den USA erbracht wird. Eine Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten fin­det damit auch in einem Dritt­land statt. Ein ange­mes­se­nes Daten­schutz­ni­veau ist durch die „Pri­vacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Com­mu­ni­ca­ti­ons, Inc. garantiert.